Regulamin udostępniania
Pracowni Duży Pokój na wydarzenia
I. Postanowienia ogólne
- Pracownia Duży Pokój mieści się w Warszawie przy ul. Wareckiej 4/6.
- Pracownię Duży Pokój tworzą Stowarzyszenie Pracownia Etnograficzna im. Witolda Dynowskiego, Stowarzyszenie Inicjatywa Wolna Białoruś, Stowarzyszenie 61, Fundacja Picture Doc.
- Na mocy porozumienia między organizacjami wymienionymi w pkt. 2 administratorem „Pracowni Duży Pokój”, który odpowiada za udostępnianie przestrzeni, jest Fundacja Picture Doc, zwana dalej Administratorem.
- Regulamin udostępniania przestrzeni „Pracowni Duży Pokój”, zwany dalej Regulaminem, ustala zasady postępowania przy udostępnianiu powierzchni lokalu, zwanego dalej “Pracownią”.
- Z wnioskiem o udostępnienie przestrzeni mogą wystąpić osoby fizyczne, grupy nieformalne, a także osoby prawne, w tym instytucje kultury, organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwane dalej Organizatorami.
II. Dane osobowe
- Administratorem danych osobowych Organizatorów, gromadzonych i przetwarzanych w celu realizacji procesu rezerwacji sal w „Pracowni”, jest Fundacja Picture Doc, z siedzibą przy ul. Wareckiej 4/6 w Warszawie, na zasadach określonych w prawie polskim, art. 6 ust. 1 RODO.
- Administrator przechowuje zgromadzone dane osobowe maksymalnie do końca trwania projektu i jego okresu sprawozdawczego tj. maksymalnie do 31 grudnia 2026 roku.
- Danymi niezbędnymi w celu dokonania rezerwacji jest imię i nazwisko lub nazwa Organizatora oraz jego przedstawiciela, numer telefonu kontaktowego oraz adres e-mail.
- Administrator zbiera dane za pośrednictwem formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej Pracowni (www.duzypokoj.org). Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora do obsługi Pracowni.
- Organizator wydarzenia ma prawo w każdej chwili zażądać od Administratora usunięcia swoich danych osobowych poprzez kontakt poprzez adres email duzypokoj@duzypokoj.org, jednak, jeśli nastąpi to przed datą planowanego przez Organizatora wydarzenia, będzie się to wiązało z niemożliwością zarezerwowania sali i przeprowadzenia wydarzenia w „Pracowni”.
III. Zasady udostępniania Pracowni
- Przestrzeń udostępniana jest w godzinach od 10.00 do 19.00 od poniedziałku do piątku oraz w godzinach 10.00 – 14.30 w weekendy (za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy).
- Udostępniana przestrzeń obejmuje:
– salę wystawowo-warsztatową o pow. 69 m kw.
– hol wejściowy o pow. 10 m kw.,
– toaletę. - W szczególnych przypadkach istnienie możliwość udostępniania także zaplecza kuchennego oraz innych pomieszczeń. Każdorazowo wymaga to jednak uzyskania zgody Administratora.
- Przestrzeń Pracowni udostępniana jest Organizatorom nieodpłatnie. Zwrotowi podlegają jedynie koszty obsługi wydarzenia. Są one każdorazowo ustalane z Organizatorem na etapie rezerwacji powierzchni. Koszty uzależnione są od długości trwania wydarzenia oraz obowiązków leżących po stronie Administratora.
- Pracownia udostępnia swoją przestrzeń w następujący sposób:
– otwarty nabór projektów społecznych wpisujących się w założenia programowe działania Pracowni;
– udostępnianie przestrzeni na inne projekty społecznie użyteczne nie nawiązujące bezpośrednio do założeń programowych Pracowni. - W dniu realizacji wydarzenia Organizator jest zobowiązany do złożenia podpisu potwierdzającego odbycie wydarzenia w „Ewidencji wydarzeń” dostępnej u przedstawiciela Administratora.
IV. Sposób i kryteria przyjmowania zgłoszeń
- Podstawą rezerwacji jest prawidłowo wypełniony i kompletny formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie www.duzypokoj.org.
- Zgłoszenia rozpatrywane są przez 3-osobową Komisję w skład, której wchodzi Kurator programowy pracowni oraz osoby wskazane przez organizację tworzące Pracownię.
- Maksymalny termin rozpatrzenia wniosku o rezerwację wynosi 14 dni kalendarzowych od dnia przesłania formularza online.
- Podczas rozpatrywania rezerwacji Komisja uwzględnia następujące kryteria:
– spójność z założeniami programowymi Pracowni;
– adresowanie wydarzenia do grup mających utrudniony dostęp do oferty kulturalnej;
– dostępność przestrzeni w terminie uwzględnionym we wniosku;
– ocena ewentualnej wcześniejszej współpracy z Organizatorem. - Decyzja o przyjęciu rezerwacji przekazywana jest Organizatorowi pocztą elektroniczną.
- Administrator zastrzega sobie prawo – w wyjątkowych okolicznościach – do odwołania lub zmiany terminu zaakceptowanego zgłoszenia. Organizator zostanie o tym fakcie niezwłocznie poinformowany drogą telefoniczną lub mailową.
V. Zasady korzystania z Pracowni
- Na terenie Pracowni obowiązuje zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych oraz przyjmowania innych środków psychoaktywnych.
- Organizator wydarzenia ponosi pełną odpowiedzialność za organizowane przez siebie wydarzenie, w tym za zdrowie i bezpieczeństwo uczestników wydarzenia oraz za zniszczenia wynikłe z korzystania z przestrzeni. Każde zniszczenie należy niezwłocznie zgłosić przedstawicielowi Administratora. W tym przypadku Organizator zostanie obciążony obowiązkiem usunięcia powstałych zniszczeń bądź kosztami finansowymi przeznaczonymi na naprawę lub zakup zniszczonego mienia.
- Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zdrowie i bezpieczeństwo uczestników wydarzeń oraz za mienie pozostawione przez uczestników w Pracowni.
- Organizator – lub wskazana przez niego odpowiedzialna osoba – zobowiązany jest do: obecności w miejscu realizacji działania przez cały czas jego trwania, zachowanie porządku oraz przywrócenia miejsca do stanu pierwotnego (m.in. ustawienie stołów, krzeseł, umycie naczyń, zebranie śmieci), wyłączenie wszystkich urządzeń elektrycznych.
- Administrator może wesprzeć Organizatora w organizacji i przeprowadzeniu wydarzenia, ale wiąże się to ze zwrotem kosztów poniesionych w tym celu przez Organizatora. Szczegółowy zakres zadań leżących po stronie Administratora i Organizatora ustalany jest indywidualnie drogą mailową.
- Administrator ma prawo do wyproszenia z Pracowni osób, które nie przestrzegają zasad Regulaminu.
- Niestosowanie się do zasad wynikających z Regulaminu, może być powodem odmowy realizacji kolejnych działań w przestrzeni Pracowni.
VI. Postanowienia końcowe
- Wszystkie kwestie nieuregulowane w Regulaminie rozstrzyga Administrator.
- Wszelkie pytania dotyczące Pracowni należy wysyłać na adres: duzypokoj@duzypokoj.org